kategorie artykułów

Dlaczego system zarządzania zamówieniami (OMS) jest niezbędny?

W dzisiejszym dynamicznym świecie e-commerce, efektywne zarządzanie zamówieniami staje się kluczowym elementem sukcesu dla firm działających w różnych branżach. W miarę jak rynek staje się coraz bardziej konkurencyjny, organizacje szukają sposobów na optymalizację swoich procesów, zwiększenie efektywności oraz poprawę obsługi klienta. W tym kontekście, systemy zarządzania zamówieniami (OMS) odgrywają istotną rolę, umożliwiając firmom skuteczne monitorowanie, zarządzanie i przetwarzanie zamówień w sposób efektywny i zautomatyzowany.

Definicja OMS - zacznijmy od czystej wiedzy o tych systemach

Co to jest OMS?

OMS, czyli system zarządzania zamówieniami, to narzędzie zaprojektowane do efektywnego monitorowania, zarządzania i przetwarzania zamówień od momentu ich przyjęcia do momentu dostawy. Jest to kompleksowy system, który integruje różne procesy związane z obsługą zamówień, w tym zarządzanie stanami magazynowymi, obsługę płatności, oraz planowanie dostaw.

OMS umożliwia firmom skuteczne monitorowanie zamówień od momentu ich złożenia przez klienta, poprzez wszystkie etapy procesu realizacji zamówienia, aż do finalnej dostawy towaru do rąk klienta. Dzięki temu, firmy mogą szybko reagować na zmiany w zamówieniach, monitorować statusy realizacji zamówienia czy statusów kurierskich i zapewnić sprawną dostawę towarów.
System OMS pozwala również na bardziej efektywne zarządzanie stanami magazynowymi poprzez precyzyjne śledzenie dostępnej ilości towarów na magazynie oraz automatyczne aktualizowanie stanów magazynowych po każdym zrealizowanym zamówieniu. Dzięki temu, firmy mogą unikać nadmiaru zapasów i zapewnić dostępność produktów w momencie ich największego popytu.
Dodatkowo, OMS ułatwia obsługę płatności poprzez integrację z systemami płatności online oraz umożliwia automatyczne generowanie faktur czy paragonów fiskalnych. Dzięki temu, firmy mogą skutecznie zarządzać finansami i uniknąć błędów w procesie obsługi płatności.


Wreszcie, system OMS wspiera koordynację dostaw poprzez planowanie tras dostawy, śledzenie statusów przesyłek oraz monitorowanie czasu dostawy. Dzięki temu, firmy mogą zoptymalizować proces logistyczny, zminimalizować koszty dostaw oraz poprawić jakość obsługi klienta.
Wszystkie te funkcje OMS sprawiają, że jest niezwykle ważnym narzędziem dla firm zajmujących się sprzedażą online oraz stacjonarną, które chcą efektywnie zarządzać procesem obsługi zamówień i zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku.

 

Kluczowe funkcje OMS

  • Monitorowanie statusu zamówień w czasie rzeczywistym: OMS umożliwia skuteczne śledzenie postępu realizacji zamówienia oraz szybką reakcję na ewentualne problemy czy opóźnienia. Dzięki tej funkcji zarządzanie zamówieniami staje się bardziej efektywne i transparentne.

 

  • Zarządzanie zapasami i magazynowaniem: OMS pozwala skutecznie kontrolować poziom zapasów, unikając nadmiernego gromadzenia produktów oraz optymalizując procesy magazynowe. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zoptymalizować koszty, zwiększyć wydajność i lepiej zarządzać swoim asortymentem.

 

  • Śledzenie przesyłek: Funkcja umożliwia skuteczne monitorowanie drogi przesyłki od momentu złożenia zamówienia do momentu dostarczenia do klienta. Zarządzanie logistyką staje się bardziej sprawne, a klient może śledzić trasę swojego zamówienia i być informowany o ewentualnych opóźnieniach czy zmianach w dostawie.

 

  • Integracja z systemami płatności i logistycznymi: Kluczowy element skutecznego zarządzania procesami zamówień. Dzięki integracji OMS z różnymi systemami płatności i logistycznymi można usprawnić procesy transakcyjne, zapewnić klientom wygodne i bezpieczne metody płatności oraz zoptymalizować procesy dostawy i magazynowania.

 

  • Dodatkowe funkcje: OMS może także oferować dodatkowe funkcje, takie jak generowanie raportów i analiz, zarządzanie reklamacjami czy automatyzacja procesów. Dzięki nim przedsiębiorstwo może zwiększyć efektywność swojej działalności, poprawić obsługę klienta oraz lepiej zarządzać swoimi zasobami i procesami.

Masz pytania?
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji!

Jesteśmy do Twojej dyspozycji i chętnie odpowiemy na pytania.

Lub zostaw swoje dane kontaktowe

Wyzwania związane z implementacją OMS

Konfiguracja systemu zarządzania zamówieniami

Implementacja systemu OMS może na pierwszy „rzut oka” wydawać się trudna. Jakie funkcje wykorzystać? Jak zbudować i uporządkować procesy? Jak zautomatyzować cały system? Firmy takie jak na przykład nasza wdraża kompleksowo systemy zarządzania zamówieniami. Najczęściej wdrożenie obejmuje szkolenie personelu, żeby cały proces przebiegł jak najsprawniej a wykorzystanie systemu było jak najbardziej efektywne.

Integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie

Integracja systemu OMS z istniejącymi systemami np. ERP lub fakturowym wymaga specjalistycznej wiedzy. Obecnie większość systemów integruje się pomiędzy sobą, w szczególności te przeglądarkowe. Warto skorzystać z firmy, która w pierwszej kolejności dokonałaby audytu obecnych procesów w firmie i zastosowanych programów. Następnie na podstawie takiej wiedzy firma wdrożeniowa omawia plan z firmą, która chce zaimplementować system.

Przykładowe systemy zarządzania zamówieniami

Apilo

Apilo to jeden z bardzo dobrych systemów OMS. Często stawiany jest jako najbliższy konkurent BaseLinker. Zawiera większość opisanej funkcjonalności w tym artykule. Na oficjalnej stronie twórcy wymieniają między innymi poniższe możliwości:

Jak widać, jest to system wspierany również przez AI co obecnie jest w sumie standardem, jednak nie można zapominać o możliwościach, które się dzięki temu rodzą.

Na przykład, system wspierane przez sztuczną inteligencję może automatyzować procesy decyzyjne, co przyśpiesza działanie firmy i zwiększa efektywność.


Ponadto, system AI może pomóc w identyfikowaniu trendów i wzorców, co może pomóc firmom w przewidywaniu przyszłych zachowań klientów oraz w dostosowaniu swoich strategii biznesowych.


Warto zauważyć, że systemy wspierane przez AI nie są jednak pozbawione wad i wyzwań. Na przykład, istnieje ryzyko błędów wynikających z nieprawidłowego zinterpretowania danych czy niewłaściwego uczenia maszynowego. Dlatego ważne jest, aby korzystać z tych systemów z rozwagą i stale monitorować ich działania.
W każdym razie, wykorzystanie systemów wspieranych przez AI w firmie może przynieść wiele korzyści.

Sellasist

Sellasist to kolejny system, który jest godny polecenia ze względu na rozwój systemu, zgodnie z oczekiwaniami klientów. Ta sama firma, która „pisze” Sellasist również dostarcza platformę sklepową, która może działać w trybie B2C oraz B2B. Połączenie tych dwóch systemów na raz może dać bardzo dobre rezultaty.

Oczywiście, to tylko część funkcjonalności Sellasist, jest to na pewno system „kompletny” już teraz a jego twórcy ciągle go rozwijają.

Dlaczego w pewnym momencie OMS staje się niezbędny?

Taki system jest niezbędny do zarządzania większą ilością zamówień 

Już nawet realizując kilkadziesiąt zamówień dziennie nie jest możliwe pracować manualnie. Nie jest możliwe pracować w sposób uporządkowany a co dopiero mieć kompletną wiedzę na temat każdego zamówienia. Dodatkowo brak systemy zarządzania zamówieniami to pierwszy krok do błędów. 

Dlaczego taki system jest niezbędny? żeby nie tracić klientów!

Ostatnie zdanie poprzedniego punktu świetnie to wyjaśnia. Błędy bardzo frustrują klientów, na pewno firmy działające w sprzedaży chcą takich sytuacji unikać. Druga sprawa to prędkość realizacji zamówień – kilkadziesiąt zamówień z kilku źródeł  „obrabianych ręcznie” spowoduje, że firma nie będzie sprawnie realizować zamówień. Długi czas realizacji zamówienia to kolejny najczęstszy powód, dla którego firmy tracą klientów. 

Podsumujmy wiedzę na temat systemów zarządzania zamówieniami

W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku sprzedażowym, skuteczne zarządzanie zamówieniami jest kluczowym elementem sukcesu dla każdej organizacji. Systemy OMS umożliwiają firmom skuteczne monitorowanie, zarządzanie i przetwarzanie zamówień, co przekłada się na poprawę efektywności operacyjnej oraz zwiększenie satysfakcji klientów. Dlatego też, inwestycja w system OMS może być kluczowym krokiem w kierunku budowania przewagi konkurencyjnej i osiągnięcia sukcesu na rynku. Korzyści wynikające z zastosowania systemu OMS są liczne i wpływają na różne obszary działalności firmy.


Dodatkowo, system OMS pozwala firmom lepiej planować dostawy lub produkcję, logistykę oraz dostarcza im cennych danych dotyczących popytu na produkty. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i dostosowywanie oferty do aktualnych potrzeb klientów.
Inwestycja w system OMS może także poprawić relacje z klientami, ponieważ umożliwia szybką reakcję na ich zapytania i zmiany w zamówieniach. Dzięki transparentności procesu zamówienia i informacji o jego statusie, można zwiększyć zaufanie klientów i zbudować pozytywny wizerunek firmy.


W związku z powyższym, system OMS stanowi istotne narzędzie wspierające efektywne zarządzanie zamówieniami i może przyczynić się do zwiększenia konkurencyjności i rentowności firmy. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie tego rozwiązania do swojej organizacji, aby móc skutecznie konkurować na rynku i zapewnić satysfakcję klientom.

 

Pamiętaj, że DB Access powstało właśnie po to aby wdrażać w Twojej firmie takie innowacyjne rozwiązania.